Bugün örneklerle ve çözümlerle sipariş formu onay süreci iş akışındaki en iyi uygulamaları inceleyeceğiz.
Şöyle örnekleyelim: Ay sonu geldi ve birisinin uygun onay almadan 5.000 $ değerinde malzeme sipariş ettiğini fark ettiniz. Bütçeniz mahvoldu ve şimdi bunu patronunuza açıklamak zorunda kaldınız. Tanıdık geldi mi? Başınızı sallıyorsanız, yalnız değilsiniz – dağınık onay akışları etkin bir tedarik sisteminin baş düşmanıdır.
Onay Akışınızı Düzeltmeniz Gerekir!
Dürüst olalım – çoğu işletmenin satın alma siparişi onayları, kolaylaştırılmış bir süreçten çok sıcak patates oyununa benziyor. E-postalar havada uçuşur, onaylayanlar saklambaç oynar ve kimse o acil siparişin nerede sıkışıp kaldığından emin olamaz.
Ama sistemin bu kadar karmaşık olmasına gerek yok!
Zayıf İş Akışlarının Gerçek Maliyeti
İyi taraflara geçmeden önce, neyin tehlikede olduğundan bahsedelim:
- Bir keresinde birisi 100 yerine 1.000 adet sipariş vermişti.
- Birinin e-posta kutusunda bir hafta boyunca bekleyen acil durum emri var
- İlk siparişin zaten onaylanmış olduğunu kimse bilmediği için mükerrer siparişler verilmiş
- Geç ödemeler nedeniyle tedarikçiniz sizi kesinti yapmakla tehdit editorS
Sürekli benzer sorunlar mı yaşıyorsunuz? Tahmin etmiştim.
Kusursuz Bir Onay Akışı Oluşturmak
1. Net Yetki Düzeyleri (Kim Neyi Onaylayabilir)
“Bunu halledeceğini sanıyordum” oyununu oynamayı bırakın. Çok net sınırlar belirleyin:
- 500 $’ın altında: Ekip lideri onayı
- $500-$5,000: Departman yöneticisi
- 5.000$+: Yönetici onayı
2. Yönlendirmenin Altın Kuralları
Onay iş akışınızı bir GPS gibi düşünün – her zaman en iyi rotayı bilmelidir:
- Bölüm, miktar ve türe göre net yollar oluşturun
- İnsanların dışarıda olduğu zamanlar için yedek onaylayıcılar oluşturun
- Maksimum yanıt sürelerini ayarlayın (hiçbir sipariş günlerce beklememelidir)
- Herkesin zincirdeki rolünü bildiğinden emin olun
3. Düzenli Dokümantasyon
Onay süreciniz Hansel ve Gretel’in bile gurur duyacağı bir iz bırakmalıdır:
- Kim neyi ne zaman talep etti
- Her onay veya ret (nedenleriyle birlikte)
- Yol boyunca herhangi bir değişiklik veya not
- Nihai onay durumu
4. Acil Durum Çözümleri (Çünkü Böyle Şeyler Olur)
Bazen bir şeylere dün ihtiyacınız olur. Acil durumlar için bir planınız olsun:
- Acil durum onaylayıcıları belirleyin
- Neyin acil durum teşkil ettiğine dair net kriterler belirleyin
- Kontrolleri tamamen atlamayan hızlı takip seçenekleri kurun
- Acil alımlar için onay sonrası inceleme süreciniz olsun
Satın Alma Sürecini Baltalayabilecek Sorunlar
Kontrolcü Patron: Bu tip yönetici ya da patronları bilirsiniz: Her şey kendi onayından geçsin ister, ama her zaman çok meşguldür.
Çözüm: Gerçekçi onay eşikleri oluşturun ve yetki devri yapın. CEO’nuzun muhtemelen her 50 dolarlık satın alma işlemini onaylamasına gerek yoktur.
Onay Sahiplerinin Ofiste Olmaması: Kilit kişiler dışarıda olduğunda, siparişler belirsizliğe sürüklenmemelidir.
Çözüm: Her zaman yedek onaylayıcılar ve net yetki devri kuralları oluşturun.
Bilgi Kara Deliği: Kimse siparişlerin onay sürecinde nerede olduğunu bilmiyorsa, sorun var demektir.
Çözüm: Tüm paydaşlara gerçek zamanlı görünürlük sağlayan bir sistem kullanın.
Teknolojiden Yararlanın
Satın almada teknolojiden yararlanmayı unutmayın. İşte iyi bir yazılımın yapması gerekenler:
- Siparişleri kurallarınıza göre otomatik olarak yönlendirin
- Tembel onaylayıcılara hatırlatıcılar gönderin
- Mobil erişim sağlayın (çünkü onaylayanlar her zaman masalarında değildir)
- Ayrıntılı bir denetim izi tutun
- Alışılmadık siparişleri veya miktarları işaretleyin
Satınalma Onay Akışında İnsan Faktörü
Teknoloji harikadır, ancak sürecin işlemesini sağlayan insanlardır. Unutmayın:
- Sürece dahil olan herkesi eğitin
- Kullanıcılardan ve onaylayanlardan geri bildirim alın
- İş akışlarınızı düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin
- İletişim kanallarını açık tutun
Sürecinizi İyileştirmeniz Gerektiğine Dair İşaretler:
- Siparişler sistemde düzenli olarak kayboluyorsa
- Onaylayanlar neye baktıklarını bilmiyorlarsa
- Acil durum onayları artık bir rutin haline geldiyse
- Kimse size belirli bir siparişin nerede durduğunu söyleyemiyorsa
- Mükerrer siparişler sıklaştıysa
Değişimi Gerçekleştirmek
Onay iş akışınızı iyileştirmek için şu adımlarla başlayabilirsiniz.
1. Mevcut sürecinizin haritasını çıkarın (tüm dağınık kısımlar dahil)
2. En büyük sorunlarınızı belirleyin
3. İyileştirme için net hedefler belirleyin
4. İhtiyaçlarınız için doğru araçları seçin
5. Değişiklikleri kademeli olarak uygulayın
6. Geri bildirim alın ve ayarlayın
Etkili bir Sipariş Süreci Çözümü için DashPO’yu şimdi deneyin
Sonuç
Sağlam bir satın alma onay süreci sadece kontrolle ilgili değildir – herkesin hayatını kolaylaştırmakla ilgilidir. Doğru yapıldığında:
- Meşru satın alımları hızlandırır
- Maliyetli hataları önler
- Herkesi bilgilendirir
- Uygun kontrolleri sürdürür
- İlgili herkes için stresi azaltır
Unutmayın, amaç bürokrasi yaratmak değil, işinizin daha hızlı ilerlemesine yardımcı olurken onu koruyan bir süreç inşa etmektir. İster ayda on, ister günde yüz satın alma siparişi ile uğraşıyor olun, onay iş akışınızı doğru bir şekilde oluşturmak, satın alma işlemlerini baş ağrısı olmaktan çıkarıp stratejik bir avantaja dönüştürebilir.
