İşletmelerin %80’i tedarik süreçlerini kolaylaştırmak için sipariş formları ile çalışıyor. Peki, bu sipariş formlarını nasıl oluşturabilirsiniz?
Verimsiz bir tedarik sistemi, şirketinize her yıl on binlerce dolara mal olabilir. Bir satın alma emrinin (PO) nasıl oluşturulacağını anlamak, satın alma sürecini iyileştirmek isteyen her işletme için çok önemlidir. Satın alma siparişleri, anlaşmazlıkları en aza indiren ve sorunsuz finansal işlemler sağlayan yasal olarak bağlayıcı belgeler olarak hizmet eder. Bu kılavuzda, ister deneyimli bir satın alma uzmanı olun ister yeni başlıyor olun, size verimli bir şekilde nasıl sipariş formu oluşturacağınızı göstereceğiz. İşte adım adım sipariş formu nasıl oluşturulur.
Bir sipariş formu (PO) oluşturmak, satın alma sürecinde çok önemli bir adımdır ve hem alıcıların hem de tedarikçilerin sipariş edilen ürün veya hizmetler hakkında net bir anlayışa sahip olmasını sağlar.
Satın Alma Siparişi Nedir?
Satın alma siparişi, bir alıcı tarafından bir satıcıya verilen siparişin ayrıntılarını özetleyen bir belgedir. Ürün veya hizmetlerin türü, miktarı ve üzerinde anlaşmaya varılan fiyatı gibi temel bilgileri içerir. Bir satıcı PO’yu kabul ettiğinde, her iki taraf arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma oluşturur.
Satın Alma Siparişi Oluşturmak Neden Önemlidir?
Bir satın alma siparişi oluşturmak çeşitli avantajlar sunar:
- Açık İletişim: Hem alıcının hem de satıcının ne sipariş edildiği, şartlar ve zaman çizelgesi konusunda uyumlu olmasını sağlar.
- Finansal Kontrol: PO, işletmelerin harcamalarını takip etmelerine ve bütçelerini korumalarına yardımcı olur.
- Kayıt Tutma: Hem denetim hem de gelecekteki referanslar için resmi bir kayıt görevi görür.
Sipariş Formlarında Gerekli Bilgiler
Düzgün hazırlanmış bir PO aşağıdaki temel unsurları içermelidir:
- PO Numarası: İzleme için benzersiz bir tanımlayıcı.
- Tarih: PO’nun düzenlendiği tarih.
- Satıcı Bilgileri: Satıcının adı ve iletişim bilgileri.
- Alıcı Bilgileri: Şirketinizin adı ve iletişim bilgileri.
- Sevkiyat Adresi: Malların gönderilmesi gereken yer
- Fatura Adresi: Faturanın nereye gönderilmesi gerektiği
- Hizmet ve/veya ürün bilgileri: Satın alınacak ürün ya da hizmetlere ilişkin fiyat ve miktar bilgileri.
Kalemler listelenirken netlik hayati önem taşır. Her bir satır kalemi şunları içermelidir:
- Ürün Açıklaması: Her bir ürünün net ve kesin bir açıklaması.
- Miktar: Gerekli birim sayısı.
- Birim Fiyatı: Ürün başına maliyet.
- Toplam Maliyet: Bu satır kalemi için toplam fiyat.
Sipariş Formu Nasıl Oluşturulur?
Şimdi adım adım kılavuzla bir satın alma siparişi oluşturma zamanı:
#Adım 1: Sipariş Numarası Oluşturun
PO numarası, belirli bir siparişin benzersiz bir kodudur. Dolayısıyla, satın alma siparişinin vazgeçilmez unsurlarından biridir.
Her PO’ya tekil bir numara vermelisiniz. Bu numara, siparişin süreç boyunca izlenmesine yardımcı olur. Kayıt tutma ve siparişlerin karışıklık olmadan işlenmesini sağlama açısından kritik önem taşır.
#Adım 2: Bir Satın Alma Siparişi Şablonu veya Aracı Seçin
Birçok işletme, süreci kolaylaştırmak için DashPO gibi satın alma siparişi yazılımı kullanır. Bununla birlikte, Excel veya Word’de bir şablon kullanarak manuel olarak da bir PO oluşturabilirsiniz.
#Adım 3: Alıcı ve Tedarikçi Bilgilerini Ekleyin
PO’nun şirketinizin adını, adresini ve iletişim bilgilerini içerdiğinden emin olun. Benzer şekilde, tedarikçinin iletişim bilgilerini de ekleyin.
#Adım 4: Ürün veya Hizmetleri Belirtin
Miktarlar, açıklamalar ve birim fiyatlar da dahil olmak üzere sipariş edilen kalemleri listeleyin. Herhangi bir yanlış anlamayı önlemek için mümkün olduğunca ayrıntılı olun.
#Adım5: Ödeme Koşullarını ve Teslimat Talimatlarını Ekleyin
Ödemenin ne zaman yapılacağını, nasıl yapılacağını ve herhangi bir nakliye veya teslimat talimatını belirtin.
#Adım 6: Satın Alma Siparişini İnceleyin
Tedarikçiye göndermeden önce, doğruluğundan emin olmak için tüm ayrıntıları iki kez kontrol edin. Satın alma siparişindeki hatalar gecikmelere ve ek maliyetlere yol açabilir.
#Adım 7: Satın Alma Siparişini Tedarikçiye Gönderin
PO’yu gözden geçirip son haline getirdikten sonra, e-posta, faks veya satın alma siparişi yazılımınız aracılığıyla tedarikçiye gönderin.
#Adım 8: Siparişi Takip Edin ve Kayıtları Tutun
PO’yu gönderdikten sonra, zamanında teslim edildiğinden emin olmak için siparişin ilerleyişini takip edin. Gelecekte referans ve denetim amacıyla PO’nun bir kopyasını saklayın.
Satın Alma Siparişi Oluşturma Örneği
Bu adımları bir örnekle görelim.
Manuel olarak bir satın alma siparişi oluşturmak Excel veya Google E-Tablolar gibi yazılımlar kullanılarak yapılabilir. İşte basit bir şablon:
- PO Numarası: [Önek]-Numara
- Tarih: [Tarih]
- Satıcı: [Satıcı Adı]
- Alıcı: [Şirketiniz]
- Sevkiyat Adresi: [Adres]
- Fatura Adresi: [Adres]
Şimdi de ürün ve/veya hizmetleri ekleyeceğiz.
Son olarak ödeme koşullarına ve diğer bilgilere ihtiyacımız var.
Karışıklığı önlemek için ödeme koşullarını açıkça tanımlayın:
- Net 30: 30 gün içinde ödenmesi gereken ödeme.
- Net 60: 60 gün içinde ödenmesi gereken ödeme.
- Ön ödeme: Tam ödeme yerine getirilmeden önce gereklidir.
Sipariş Formu Oluşturma: Yöntemler ve Araçlar
PO’larınızı manuel olarak oluşturabilir veya bir yazılım aracı kullanabilirsiniz.
a. Manuel Oluşturma
Manuel olarak bir satın alma siparişi oluşturmak Excel veya Google Sheets gibi yazılımlar kullanılarak yapılabilir. Hazır şablonları da kullanabilirsiniz.
b. Sipariş Formu Yazılımları Kullanma
Kolaylaştırılmış süreçler için özel yazılım kullanmayı düşünün.
- QuickBooks: Muhasebe entegrasyonu için harika.
- Zoho: Otomasyon ve kolay takip imkanı sunar.
- DashPO: PO oluşturmak için özel olarak tasarlanmıştır
Bu araçların faydaları şunlardır:
- Manuel veri girişi hatalarını azalttı.
- Daha hızlı onay iş akışları.
- İyileştirilmiş kayıt tutma.
- En İyi Uygulamalar
- En iyi uygulamaları aklınızda bulundurun:
- Okunabilirlik için biçimlendirin.
- Açık başlıklar kullanın.
- Doğruluk için iki kez kontrol edin.
DashPO ile Sipariş Formu Süreçlerinizi Kolaylaştırın!
Satın alma siparişleri oluşturmak için etkili bir yol arıyorsanız, DashPO siparişlerinizi oluşturmak, yönetmek ve takip etmek için basit ve sezgisel bir platform sunar. Kolayca profesyonel satın alma siparişleri oluşturabilir, sipariş durumunu takip edebilir ve tüm kayıtlarınızı tek bir yerde tutarak zamandan tasarruf edebilir ve insan hatasını azaltabilirsiniz.
Sonuç
Bu yazıda, Sipariş Formu Nasıl Oluşturulur sorusuna yanıt vermeye çalıştık. Sipariş formları, işletmelerin operasyonlarını sorunsuz bir şekilde sürdürmesi ve tedarikçilerle net bir iletişim kurması için çok önemlidir. Yukarıdaki adımları izleyerek ve DashPO gibi araçları kullanarak satın alma sürecini basitleştirebilir ve satın alma işlemlerinizin etkili ve profesyonel bir şekilde ele alınmasını sağlayabilirsiniz.
